| Gestão de Escalas de Serviço |
Introdução
Não existe tarefa mais complexa numa empresa de transportes do que
aquela que está por trás da escala de pessoal e viaturas,
dia após dia. De facto, são milhares as possibilidades de
combinação dos principais elementos de uma escala, cuja dificuldade
de elaboração aumenta na presença de determinados factores.
Ou seja, dado o número de serviços a realizar em cada dia,
há que dispor dos motoristas, cobradores e viaturas necessárias
à sua execução.
Serviços - Pessoal - Viaturas: são estes elementos fundamentais
duma escala. Assim, a primeira prioridade a ter em conta é de ordem
operacional, isto é, estabelecer uma escala de serviço de
forma a que nenhum serviço fique por realizar por falta de pessoal
ou viaturas. A segunda é de natureza económica, pois ao cometer
os serviços aos elementos produtivos ter-se-á que procurar
atingir a solução óptima, ou por outras palavras, reduzir
ao máximo os custos variáveis que resultem do pagamento de
ajudas de custo, horas extraordinárias, folgas, percursos em vazio,
etc.
Acresce a tudo isto factores que tornam ainda mais problemática
a consecução dos objectivos da escala, nomeadamente, no
que respeita ao pessoal, as baixas médicas, os períodos
de férias, dias de aniversários (nalgumas empresas) e, no
que concerne às viaturas, as avarias, acidentes e alugueres ocasionais,
para além das frequências dos próprios serviços.
Perante este universo de variáveis passíveis de conjugar
em milhares de combinações possíveis o programa de
gestão de escalas assume-se como um instrumento fundamental, dado
que permite organizar, sistematizar e tratar toda a informação
de uma forma virtualmente impossível num processo exclusivamente
manual.
Chapas de Serviço
O conceito chapa de serviço é a base deste programa. É
pressuposto que todas as empresas, independentemente da sua dimensão,
tenham organizado em unidades lógicas todos os serviços
que se realizam com regularidade e ciclicamente, constituindo aquilo que
vulgarmente se designa por chapa de serviço. Assim, os serviços
a realizar por uma empresa em cada dia serão aqueles que constam
em todas as chapas “escaláveis” nessa data mais aqueles
de carácter ocasional como, por exemplo, os alugueres.
A construção da chapa através do programa assegura
a sua integridade formal, uma vez que impede qualquer colisão entre
os serviços que a compõem , facultando, por outro lado,
a criação automática de “vazios” e “reservas”
que resultem do conteúdo (serviços) definido pelo operador
que, em qualquer momento do processo , pode verificar os custos variáveis
(horas extras, agente único, ajudas de custo) implícitos
na sua estrutura.
Escalas
De uma forma simplista, a escala será a atribuição
das chapas de serviço aos elementos disponíveis para as
realizarem . Este processo tem por trás um planeamento cuja complexidade
varia de empresa para empresa e cujo modelo é normalmente reflexo
da sua dimensão.
O programa é flexível de forma a que cada utilizador adopte
a forma que lhe é mais conveniente e oportuna.
deste modo, o planeamento pode começar no momento em que se define
uma matriz semanal ou quinzenal das chapas de serviço para cada
elemento (motorista) da escala, contemplando os períodos escolares
e não escolares, ou apenas uma atribuição simples.
Definindo-se uma matriz semanal ou quinzenal significará que no
momento em que se realiza o planeamento para uma semana ou uma quinzena
terá que se identificar em primeiro lugar a respectiva matriz,
de forma a que o programa construa a partir daí (atribuindo chapas
a cada elemento disponível) a informação que servirá
de ponto de partida para o plano de cada dia do período seleccionado.
Assim, a construção da escala para cada dia terá
por base em primeiro lugar na informação que existir na
forma de plano semanal ou quinzenal. Caso não exista, terá
origem na informação das chapas atribuídas por defeito
a cada elemento.
Em qualquer fase do processo de elaboração da escala o sistema
verifica a disponibilidade de cada elemento para cada dia, controlando
situações de folga, férias, baixa médica,
folgas atrasadas e licenças . Sistema análogo passa-se em
relação ás viaturas, no que respeita aquelas afectas
a alugueres ocasionais ou indisponíveis por razões técnicas.
O utilizador pode, no entanto, alterar e completar a escala proposta pelo
sistema, o que não invalida que este controle possíveis
colisões.
Durante a implementação da escala, e por vezes depois, verificam-se
por várias razões desvios ao planeado, tanto no que respeita
aos elementos que executaram as chapas como à alteração
dos próprios serviços. O programa também contempla
o registo das alterações à escala realizados durante
a gestão diária, pois só assim é possível
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